Ik heb drie bv’s, dus drie administraties in Exact Online. In dit artikel heten ze Bedrijf A, Bedrijf B en Holding C. De boekhouding is voor een groot deel zoekwerk: kijken wat er mist, facturen opsporen, cijfers uit drie administraties bij elkaar zetten. Dat zoekwerk doet nu Claude. Ik controleer en beslis.
Claude kan bij Exact Online via een koppeling die ik zelf heb gebouwd. Hoe die technisch in elkaar zit, lees je in deel 2. Dit deel gaat over wat ik er in de praktijk mee doe.
Gewoon een vraag stellen
Het begon klein. Ik vraag Claude welke klanten nog moeten betalen, of er maanden zijn zonder inkoopboekingen, of hoe de winst en het verlies van de drie bv’s er samen uitzien. Claude zoekt het antwoord zelf op in Exact. Ik hoef niet meer door drie administraties te klikken.
Dat werkt goed voor losse vragen. Maar de meeste vragen komen elke maand terug. Daarom heb ik voor het vaste werk werkinstructies gemaakt. In zo’n instructie staat hoe mijn administraties in elkaar zitten, waar Claude op moet letten en welke fouten hij eerder maakte. Een voorbeeld: een klant maakt zelf de facturen op mijn naam. Claude zag die eerst aan voor inkoop. Dat staat nu in de instructie, zodat hij die fout niet opnieuw maakt.
Het groepsrapport
Exact laat per administratie zien wat er geboekt is. Maar ik wil weten hoe de hele groep ervoor staat, en waar ik aan het eind van het jaar uitkom. Dat zie je niet in één scherm in Exact.
Daarvoor maakt Claude een groepsrapport. Per bv zet hij de omzet en kosten per maand op een rij, met een prognose voor de rest van het jaar. Daarna telt hij de bv’s bij elkaar op. De managementfee die de ene bv aan de andere betaalt, haalt hij eruit. Anders tel je dezelfde euro twee keer: als omzet bij de holding en als kosten bij de werkmaatschappij.
Zo ziet het rapport eruit. De opmaak is precies die van mijn eigen rapport, alleen de bedrijven en de bedragen zijn verzonnen:
Een paar dingen die ik belangrijk vind aan dit rapport:
- Elke bv staat erin zoals hij zelf draait. Daaronder haalt één regel de managementfee aan beide kanten weg, en dan volgt het groepstotaal. Zo zie je per bv precies hetzelfde als in de eigen administratie, en toch klopt de groep.
- Elk getal heeft een status: geboekt, klaar om te verwerken, prognose of controleren. Ik zie meteen welk deel vaststaat en welk deel een schatting is.
- Aannames staan erbij. Ontbreekt de factuur van een leverancier nog, dan schat Claude het bedrag en schrijft hij onder “Uitgangspunten” waarop die schatting rust.
- Een script controleert de sommen. Claude zoekt de cijfers op, maar een klein programma rekent alles na. Sluit de kostenverdeling niet aan op het totaal, dan krijg ik een waarschuwing.
Dit rapport maak ik als ik er zelf om vraag. Een kortere versie draait inmiddels elke maandagochtend vanzelf.
Missende facturen opsporen
Aan het eind van een kwartaal staan er altijd posten open. Een betaling zonder factuur, een bedrag op de rekening “nog te verwerken”, een maand zonder inkoopboekingen. Het lastige is niet het vinden, maar het uitzoeken. Veel “missende” facturen missen helemaal niet.
Claude legt de open posten uit Exact naast mijn mailbox. Daarna deelt hij ze in vier groepen in:
| Groep | Wat ik moet doen |
|---|---|
| Staat in de mail, nog niet doorgestuurd | Doorsturen naar het inkoopadres van de juiste bv |
| Al doorgestuurd, nog niet verwerkt | Niets ophalen, alleen verwerken in Exact |
| Geen document nodig | Bijvoorbeeld een verzekering die altijd direct uit de bank is geboekt |
| Echt zelf ophalen | Inloggen bij de leverancier en de factuur downloaden |
Die tweede en derde groep schelen de meeste tijd. Zonder die indeling ga je naar het portaal van een leverancier voor een factuur die al in Exact staat, of zoek je een document dat er nooit is geweest. Claude kijkt daarom eerst hoe een betaling vorige keren is geboekt. Is een verzekering altijd direct uit de bank geboekt, dan is er ook nu geen factuur nodig.
Zeg ik “stuur ze door”, dan stuurt Claude de mails naar het juiste Exact-adres. Exact weigert mails zonder bijlage, zoals een betaalbevestiging. Daarvan maakt Claude eerst een pdf. Het dagelijkse doorsturen van nieuwe facturen gebeurt inmiddels ook vanzelf.
Een kwartaal afsluiten
Voor de btw-aangifte moet elk kwartaal kloppen. Voor elke open post moet ik dan weten op welke rekening hij hoort, met welke btw, en wat tegen wat weggestreept kan worden.
Claude maakt daarvoor een boekingsoverzicht, per bv. Voor elke post staat erin waar hij geboekt moet worden en waarom. Claude kijkt daarvoor naar hoe dezelfde leverancier eerder dat jaar is geboekt. Twijfelt hij, dan raadt hij niet, maar zet hij een vraag onderaan het document. Ook staat erin hoe de bv’s elkaar onderling factureren, hoe de administratie er na het boeken uit zou moeten zien en een schatting van de btw.
Dat document gebruik ik zelf, en ik kan het zo doorsturen naar mijn administrateur. Pas als ik per bv akkoord geef, gaat Claude boeken. Elke boeking laat hij eerst als proef zien. Na het boeken controleert hij of de eindstand klopt met wat hij had verwacht.
Verkoopfacturen klaarzetten
Elke maand factureer ik klanten voor cloudkosten en uren. Elke klant heeft zijn eigen vaste opmaak: de maand in de omschrijving en de toelichting in een notitie. Precies het soort werk waar snel een foutje in sluipt.
Nu zeg ik bijvoorbeeld: “Factureer klant X 1 uur en 15 minuten consultancy voor oktober, zoals vorige keer.” Claude kijkt naar de vorige factuur van die klant en zet een conceptfactuur klaar in dezelfde opmaak, met 1,25 uur.
De factuur blijft een concept. Ik controleer hem en verstuur hem zelf vanuit Exact.
Claude kijkt mee, ik beslis
Al deze werkwijzen hebben dezelfde regels:
- Lezen mag altijd. Claude mag alles in Exact bekijken.
- Schrijven alleen na akkoord. Boekingen laat Claude eerst als proef zien. Wat hij maakt, komt als concept in Exact. Definitief maken doe ik zelf.
- Twijfel wordt een vraag. Weet Claude iets niet zeker, dan markeert hij het en vraagt hij het mij.
- Wat Claude leert, schrijf ik op. Elke fout die hij maakt, komt in de werkinstructie. Zo maakt hij hem geen tweede keer.
Zo gaat mijn tijd naar beslissen in plaats van naar zoeken. En mijn administrateur krijgt elk kwartaal een overzicht waarin elke post al een plek heeft, of een vraag.
Deel 2: de techniek
Hoe Claude bij Exact Online komt, lees je in deel 2. Dat gaat over de koppeling zelf: 65 tools, veilig inloggen, en de lessen die ik leerde over de API van Exact.
Werk je met Exact Online en wil je dit ook voor jouw bedrijf? Ik help mkb-bedrijven hun boekhouding en andere workflows te automatiseren met Claude, en geef training aan teams die met AI aan de slag willen. Lees meer over AI met Claude of stuur me een bericht.
Fons Biemans
AWS expert en consultant bij Forrict, gespecialiseerd in cloud architectuur en AWS best practices voor Nederlandse bedrijven.
